合肥市滨湖区招聘,服务滨湖企业为企业提供优质人才,为求职者提供优秀的工作职位!www.zhaopin.net.cn专业专注专心!滨湖招聘网。

用户登录 免费注册
简历 消息({{view.message_count}})
职位 消息({{view.message_count}})
首页
职场新闻
会议开快一点!别让无用会议浪费人生

会议开快一点!别让无用会议浪费人生

文章来源:滨湖招聘网
2021-10-29
309

多数员工大部分的时间都花在开会上。至于确切所花的时间,则根据你在公司的角色而各有所别,大概会占20%(初阶员工)到80%(高阶主管)。不过,没有人真的喜欢开会。我们常常抱怨会议,而且抱怨得合情合理,会议太长又太频繁,大多在浪费我们的时间。

20210309095247_09795.jpg

在你召开会议之前,先问问自己有没有绝对的必要。经济学家和社会理论家托马斯.索维尔(Thomas Sowell)曾说:「最赞成召开会议的人,通常都是最没有生产力的人。」会议应该要出于下列目的而开:


1. 为了做出某个需要好几个与会者表达意见及赞同与否的决定。

2. 为了集思广益。

3. 为了做出/发布困难的决定。

4. 为了激励大家,分享即将进行的新案子或新的消息简报。

20210309095359_07872.jpg


其他的情况,大部分用电子邮件就可以解决了。假如你真的不得不召开会议,我们访问过的创业家们提出了几点建议,有助于让你充分利用这些会议。


0 人耽误

虽然早上9 点会议就应该要开始了,不过,专案负责人刚刚走出去买咖啡,9 点05 分才出现。行销经理还在写一封很重要的电子邮件,「大概还要再10 分钟」。最后,会议终于开始了,结果专案负责人才发现他没有带对投影机的接线,他又走出去找新的接线。等到会议真的开始时,已经是9 点15 分了⋯⋯。


这些似曾相识吗?当然,也才15 分钟而已,不过,15 分钟还要乘上围着会议桌的六个人,这下子在今天下班前,每个人都得弥补浪费的这15 分钟了。对公司来说,这样的耽误要耗费15 分钟×6 个人,或是90 分钟的损失时间。这是《哈佛商业评论》(Harvard Business Reviews)的会议成本计算器(Meeting Cost Calculator)的立论基础。这其实这很有趣,你可以用谷歌搜寻一下「meeting cost calculator」。到目前为止,除了会议要准时开这个办法之外,我们还没有找到更好的方法解决此一问题。损失的每一分钟,会随着与会人数加倍。所以,假如你是会议主持人,一定要提早15 分钟到场处理所有的技术问题,比起整群人浪费90 分钟,一个人耗时15 分钟合理多了。如果你常常要到公司外做简报,我们强烈建议你花钱买HDMI / VGA/ DVI 转接头,几乎所有的电视机和投影机都用这三种接头,跟接线问题说再见。


若是问题出在于大家会迟到,用我们访谈的其中一位创业家点子,这个问题就能迎刃而解。等所有人一到,就提议找出每个星期大家方便一起开会的时间,配合那些很难准时到的人。你会发现,99%的情况是在场的人会向你保证,按照当次的开会时间就可以了,然后在下周开会时,他们会更注意要准时出现。


1 个屏幕

会议的最大敌人,就是智慧型手机和笔记型电脑,所以,为了对付这个敌人,我们建议你把手机集合起来,把自己的手机放在桌子正中央,以及严格执行「把笔记型电脑阖上」的政策。


2 个比萨

亚马逊的创办人杰夫.贝佐斯(Jeff Bezos)想出了一个他称为「两个比萨规则」(Two Pizza Rule)的点子。基本上,假如你的会议需要两个以上的比萨才够大家吃,开会的人就太多了。换句话说,会议的大小控制在六人以下,如果你真的很爱吃比萨,找出四个人就好。你可以事后再用电子邮件的方式,详细列出决议的会议纪录,跟其他团队的成员分享。如果这个方式对亚马逊有用,就没理由对你无效。


30 分钟

你可能听过帕金森定律(Parkinson's Law),说明「你可以用来完成工作的时间有多少,你的工作就会膨胀到让你足以填满那段时间为止」。其作者西里尔.帕金森(Cyril Parkinson)在1950 年代写下这个定律时,指的是英国的公共行政系统,不过,帕金森定律在商务会议上也可以成立。


虽然,你的日历以一小时为预设的时段单位,并不表示你的会议就得开一小时那么久。在大多数的情况下,用半小时的会议做出决议已经绰绰有余了。假如你使用谷歌日历(Google Calendar),你可以启用「Speedy Meeting」的功能,让所有30分钟的会议提前5 分钟结束,你得以准时赴下一个约。对于那些花不到15 分钟就能开完的会议,你可以试试大伙围着一张高桌、站着开会。我们站着的时候比较容易长话短说。


话虽如此,会议要有效,就得先从订定明确议程下手。这跟料理做菜很像,如果食谱不对,这道菜就不会成功,不管你换什么方式做都一样。以下是几个经验法则


• 每一场会议一开始就宣读议程,让大家都清楚目标是什么。更好的做法是,直接把议程放进开会通知里。缺少明确目标的会议,就像《魔戒》(Lords of the Ring)电影第三集一样,好像怎么演也演不完。


• 你的论题要紧扣总体的目标。所以,与其用「讨论客户服务」这样的论题,不如用「我们明年能如何改善我们的客户服务?」这种说法。这样会强迫你用具体的决定结束会议。


 

• 先把容易处理的事项处理掉,把比较复杂的讨论留到后面,否则,你可能会有把时间和精力都用完的危险。创意脑力激荡就是一个很好的例子,最好把这个活动留在最后。


• 准备一个「想法建议箱」(一张纸或一块白板都可以),有些公司称为「暂停区」(parking lot),以避免会议的讨论离题。如此一来,你可以把主要的对话聚焦在手边的工作任务上。


• 会议结束前,开会的目的应该已经达到,也做完讨论,每位与会者接下来要做的事以及截止期限也都明确决定好了。最后你应该要用三到四行文字总结这一切,没有人会需要满满一张会议纪录。

20210309104124_06470.jpg


微信扫一扫打开

专属客服
{{userInfo.adviser.nickname}}
手机:{{userInfo.adviser.mobile}}
邮箱:{{userInfo.adviser.email}}