多数员工大部分的时间都花在开会上。至于确切所花的时间，则根据你在公司的角色而各有所别，大概会占20％（初阶员工）到80％（高阶主管）。不过，没有人真的喜欢开会。我们常常抱怨会议，而且抱怨得合情合理，会议太长又太频繁，大多在浪费我们的时间。
在你召开会议之前，先问问自己有没有绝对的必要。经济学家和社会理论家托马斯．索维尔（Thomas Sowell）曾说：「最赞成召开会议的人，通常都是最没有生产力的人。」会议应该要出于下列目的而开：
1. 为了做出某个需要好几个与会者表达意见及赞同与否的决定。
2. 为了集思广益。
3. 为了做出／发布困难的决定。
4. 为了激励大家，分享即将进行的新案子或新的消息简报。
其他的情况，大部分用电子邮件就可以解决了。假如你真的不得不召开会议，我们访问过的创业家们提出了几点建议，有助于让你充分利用这些会议。
0 人耽误
虽然早上9 点会议就应该要开始了，不过，专案负责人刚刚走出去买咖啡，9 点05 分才出现。行销经理还在写一封很重要的电子邮件，「大概还要再10 分钟」。最后，会议终于开始了，结果专案负责人才发现他没有带对投影机的接线，他又走出去找新的接线。等到会议真的开始时，已经是9 点15 分了⋯⋯。
这些似曾相识吗？当然，也才15 分钟而已，不过，15 分钟还要乘上围着会议桌的六个人，这下子在今天下班前，每个人都得弥补浪费的这15 分钟了。对公司来说，这样的耽误要耗费15 分钟×6 个人，或是90 分钟的损失时间。这是《哈佛商业评论》（Harvard Business Reviews）的会议成本计算器（Meeting Cost Calculator）的立论基础。这其实这很有趣，你可以用谷歌搜寻一下「meeting cost calculator」。到目前为止，除了会议要准时开这个办法之外，我们还没有找到更好的方法解决此一问题。损失的每一分钟，会随着与会人数加倍。所以，假如你是会议主持人，一定要提早15 分钟到场处理所有的技术问题，比起整群人浪费90 分钟，一个人耗时15 分钟合理多了。如果你常常要到公司外做简报，我们强烈建议你花钱买HDMI ／ VGA／ DVI 转接头，几乎所有的电视机和投影机都用这三种接头，跟接线问题说再见。
若是问题出在于大家会迟到，用我们访谈的其中一位创业家点子，这个问题就能迎刃而解。等所有人一到，就提议找出每个星期大家方便一起开会的时间，配合那些很难准时到的人。你会发现，99％的情况是在场的人会向你保证，按照当次的开会时间就可以了，然后在下周开会时，他们会更注意要准时出现。
1 个屏幕
会议的最大敌人，就是智慧型手机和笔记型电脑，所以，为了对付这个敌人，我们建议你把手机集合起来，把自己的手机放在桌子正中央，以及严格执行「把笔记型电脑阖上」的政策。
2 个比萨
亚马逊的创办人杰夫．贝佐斯（Jeff Bezos）想出了一个他称为「两个比萨规则」（Two Pizza Rule）的点子。基本上，假如你的会议需要两个以上的比萨才够大家吃，开会的人就太多了。换句话说，会议的大小控制在六人以下，如果你真的很爱吃比萨，找出四个人就好。你可以事后再用电子邮件的方式，详细列出决议的会议纪录，跟其他团队的成员分享。如果这个方式对亚马逊有用，就没理由对你无效。
30 分钟
你可能听过帕金森定律（Parkinson's Law），说明「你可以用来完成工作的时间有多少，你的工作就会膨胀到让你足以填满那段时间为止」。其作者西里尔．帕金森（Cyril Parkinson）在1950 年代写下这个定律时，指的是英国的公共行政系统，不过，帕金森定律在商务会议上也可以成立。
虽然，你的日历以一小时为预设的时段单位，并不表示你的会议就得开一小时那么久。在大多数的情况下，用半小时的会议做出决议已经绰绰有余了。假如你使用谷歌日历（Google Calendar），你可以启用「Speedy Meeting」的功能，让所有30分钟的会议提前5 分钟结束，你得以准时赴下一个约。对于那些花不到15 分钟就能开完的会议，你可以试试大伙围着一张高桌、站着开会。我们站着的时候比较容易长话短说。
话虽如此，会议要有效，就得先从订定明确议程下手。这跟料理做菜很像，如果食谱不对，这道菜就不会成功，不管你换什么方式做都一样。以下是几个经验法则
：
• 每一场会议一开始就宣读议程，让大家都清楚目标是什么。更好的做法是，直接把议程放进开会通知里。缺少明确目标的会议，就像《魔戒》（Lords of the Ring）电影第三集一样，好像怎么演也演不完。
• 你的论题要紧扣总体的目标。所以，与其用「讨论客户服务」这样的论题，不如用「我们明年能如何改善我们的客户服务？」这种说法。这样会强迫你用具体的决定结束会议。
• 先把容易处理的事项处理掉，把比较复杂的讨论留到后面，否则，你可能会有把时间和精力都用完的危险。创意脑力激荡就是一个很好的例子，最好把这个活动留在最后。
• 准备一个「想法建议箱」（一张纸或一块白板都可以），有些公司称为「暂停区」（parking lot），以避免会议的讨论离题。如此一来，你可以把主要的对话聚焦在手边的工作任务上。
• 会议结束前，开会的目的应该已经达到，也做完讨论，每位与会者接下来要做的事以及截止期限也都明确决定好了。最后你应该要用三到四行文字总结这一切，没有人会需要满满一张会议纪录。
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